Organisaties die ruimte in hun personeelsbestand hebben zetten vaak sterk in op actieve werving. Soms kunnen ze niet de juiste mensen vinden en wijzen dan naar de arbeidsmarkt. Te weinig aanbod, te veel concurrentie, de verkeerde generatie. Maar wie goed kijkt naar hoe het wervingsproces is ingericht, ziet vaak andere problemen. En ook nadat er iemand is aangenomen kan er nog van alles misgaan, bijvoorbeeld doordat die ideale kandidaat afhaakt. Onderstaand wat zaken die ik nog wel een mis zie gaan.
De vacaturetekst die niemand aanspreekt
Het begint bij de vacature. Die is in veel gevallen geschreven vanuit wat de organisatie wil, niet vanuit wat een kandidaat wil weten. Een waslijst aan eisen waarvan de helft niet realistisch is, of waarvan iemand zich achteraf afvraagt waarom ze er überhaupt instonden. Functietitels die intern begrijpelijk zijn maar extern niets zeggen. Een beschrijving van de organisatie die klinkt als een Wikipedia-artikel.
En dan de eisen. Vijf jaar ervaring voor een startersfunctie. Een afgeronde hbo-opleiding voor werk dat geen diploma vereist. Vaardigheden die tegenstrijdig zijn, of elkaar uitsluiten. Kandidaten lezen een vacature en besluiten in dertig seconden of ze solliciteren. Als de tekst niet klopt met de realiteit, of als de lat onmogelijk hoog ligt, haken de beste kandidaten als eerste af, simpelweg omdat die de keuze hebben.
Het sollicitatieproces als drempel
Wie toch solliciteert, stuit vervolgens op het proces en ook daar gaat het regelmatig mis.
Een eerste gesprek met vier mensen aan tafel is voor veel kandidaten al overweldigend. Maar vier gesprekken achter elkaar, met in totaal negen gesprekspartners, waardoor een kandidaat 3,5 uur constant bevraagd wordt, ja dat gebeurt echt. Wie dit meemaakt, vraagt zich niet af of de organisatie interessant is. Die vraagt zich af wat er intern aan de hand is dat dit kennelijk normaal wordt gevonden. Meer dan één kandidaat heeft zichzelf in zo’n situatie uit de procedure teruggetrokken, niet omdat de functie niet klopte, maar omdat het proces dat al zei.
Daar komt bij dat gesprekspartners niet altijd goed zijn voorbereid. Vragen die al in de vorige ronde zijn gesteld, worden opnieuw gesteld. Collega’s die aanschuiven maar nauwelijks betrokken lijken: telefoon op tafel, blik ergens anders, gapen. Een kandidaat die zijn best doet om een goede indruk te maken tegenover mensen die duidelijk ergens anders met hun hoofd zitten. Dat is geen goede indruk, maar een totale afknapper.
Het salaris dat niet klopt
Dan het salaris. Organisaties die een uitstekende kandidaat willen maar een matig salaris bieden, lopen vast op een simpele rekensomfout. De arbeidsmarkt is transparanter dan ooit en kandidaten weten wat een functie ergens anders oplevert. Een aanbod dat daar ver onder zit, wordt niet als onderhandelingspunt gezien maar als signaal: de organisatie weet niet wat ze zoekt, of weet het wel en is niet bereid er eerlijk voor te betalen.
Soms wordt salaris bewust vaag gehouden in de vacature, de befaamde “marktconform” of “afhankelijk van ervaring”. Maar kandidaten die na drie gesprekken horen dat het budget niet aansluit bij hun verwachting, zijn geen kandidaten meer. Ze zijn mensen die drie gesprekken hebben verspild.
Wat de organisatie over zichzelf vertelt
Elk onderdeel van een wervingsproces vertelt iets over hoe een organisatie werkt. Een vacaturetekst die niet klopt met de realiteit van de functie, zegt iets over hoe er intern over rollen wordt gedacht. Een procedure met te veel rondes en te veel mensen, zegt iets over besluitvorming. Gesprekspartners die er niet bij zijn met hun hoofd, zeggen iets over betrokkenheid en cultuur.
Kandidaten lezen die signalen. Misschien niet aiet altijd bewust, maar ze voelen het. En de beste kandidaten, degenen die de organisatie het hardst nodig heeft, hebben genoeg alternatieven om er iets mee te doen.
Waar het beter kan
Een goed wervingsproces begint uiteraard met eerlijkheid. Een vacaturetekst die klopt met de werkelijkheid, eisen die realistisch zijn en een salarisbod dat past bij wat een organisatie vraagt. Een procedure die compact is en respectvol, dus niet meer gesprekken dan nodig, niet meer mensen aan tafel dan zinvol. Gesprekspartners die er zijn omdat ze iets bijdragen, niet omdat ze erbij horen.
En misschien wel het belangrijkste: een helder beeld van wat de organisatie te bieden heeft. Niet alleen in arbeidsvoorwaarden, maar in cultuur, ontwikkeling en perspectief. Kandidaten kiezen niet alleen een functie; ze kiezen een plek waar ze een deel van hun tijd doorbrengen. Als niet duidelijk is waarom die plek de moeite waard is, is de keuze snel gemaakt. Vergeet niet dat ook de organisatie sollicteert: naar de functie van werkgever.
Als de nieuwe medewerker er eenmaal is
Een goed wervingsproces dat eindigt met een slechte onboarding is weggegooid werk en toch wordt daar vaak het minst over nagedacht.
De eerste dagen en weken van een nieuwe medewerker bepalen voor een groot deel of iemand blijft. Is er een werkplek? Is de laptop er? Weet iemand wie de nieuwe collega is en wat die komt doen? Heeft iemand de tijd om vragen te beantwoorden, of wordt de nieuwe medewerker aan zijn lot overgelaten met een handleiding en een linkje naar het intranet?
Veel organisaties onderschatten hoe kwetsbaar de eerste weken zijn. Iemand die net is begonnen, heeft nog geen netwerk, kent de informele lijnen niet en weet niet goed wat er van hem of haar wordt verwacht. Als de organisatie die onzekerheid niet actief wegneemt, moet de nieuwe medewerker die zelf in oplossen en dat pakt zelden positief uit
Het gevoel dat een organisatie eigenlijk niet klaar was voor een nieuwe medewerker, ontstaat sneller dan je denkt. Een introductiegesprek dat werd afgezegd, een eerste week zonder duidelijk programma, of collega’s die vriendelijk zijn maar geen tijd hebben. Het lijken kleine dingen, maar ze stapelen zich op. En wie na drie maanden nog steeds niet het gevoel heeft ergens bij te horen, begint stilletjes te kijken of er iets anders is.
Verloop dat begint in de eerste maanden is bijna altijd te voorkomen. Maar dan moet de organisatie net zoveel aandacht besteden aan wat er gebeurt nadat iemand tekent, als aan alles wat daarvoor komt.
Wat ik doe
Ik kijk naar hoe een organisatie zichzelf presenteert op de arbeidsmarkt, van vacaturetekst tot sollicitatiegesprek, en waar het proces kandidaten wegjaagt in plaats van aantrekt. Maar ik stop niet bij de aanname, want een organisatie die moeite heeft om de juiste mensen te vinden én te houden, heeft meestal een probleem dat verder gaat dan werving alleen.
Ik breng in kaart wat er niet klopt: in hoe functies worden omschreven, hoe de procedure is ingericht en hoe nieuwe medewerkers worden ontvangen. Wat vertelt het wervingsproces over hoe de organisatie intern werkt? Waar haken kandidaten af en waarom? En wat gebeurt er in de eerste weken dat mensen doet besluiten toch weer te vertrekken?
Die vragen zijn niet los van elkaar. Een organisatie die haar onboarding niet op orde heeft, heeft vaak ook moeite om helder te maken wat ze te bieden heeft. En een organisatie die niet weet waarom mensen vertrekken, weet ook niet goed waarom mensen zouden moeten blijven.
Wil je weten waar het in jouw organisatie misgaat, bij het vinden, het aannemen of het vasthouden van mensen?
Plan een kennismaking